Udvikling af driftsmodulet

Caretaker har i samarbejde med Kolding Kommunes ejendomscenter udviklet modulet Drift til registrering af pasnings-, styrings- og overvågningsopgaver. Disse opgaver varetages af personalet i kommunens Teknisk Service. Aktiviteterne er afgørende for gode brugeroplevelser og tilfredsstillende totaløkonomi.

Teknisk Service har ansvar for at fastholde Kolding Kommunes ejendomme i en normal, tilfredsstillende driftstilstand. Desuden skal pasning, styring og overvågning medvirke til at minimere antallet af akutte indsatser. Kolding Kommunes ejendomscenter ønsker derfor at samarbejde med Teknisk Service om at få indarbejdet en struktureret tilgang til servicemedarbejdernes arbejdsgange, så alle arbejdsgange i årshjulet huskes og registreres. Samtidig med at udførelsen af alle lovmæssige eftersyn og registreringer er samlet et sted og kan dokumenteres.

Kolding Kommunes ejendomscenter anvender i forvejen flere andre moduler i Caretaker, så udviklingssamarbejdet var nærliggende. Driftsmodulet tager udgangspunkt i de ejendomme, som er registeret i Caretakers Stamdata og driftsopgaver oprettes som aktiviteter på samme måde, som vedligeholdsaktiviteter i vedligeholdsmodulet.

Processen startede i en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter for det tekniske servicepersonale, medarbejdere fra ejendomscentret og Caretaker. Arbejdsgruppen udarbejdede et overordnet årshjul for alle de primære driftsopgaver. I årshjulet indgår bl.a. en aktivitetsbeskrivelse og cyklussen for opgaven.

Efterfølgende blev alle medarbejdere fra Teknisk Service inviteret til en workshop, hvor de arbejdede med arbejdsgruppens udkast til årshjul. Med udgangspunkt i årshjulet, tilrettede og sammensatte Teknisk Service det endelige årshjul.

Samtidig blev medarbejderne undervist i funktionaliteten af den app, som er en forenklet udgave af Driftsmodulet. I applikationen kan den enkelte medarbejder både se listen over driftsopgaver, som skal udføres eller kontrolleres i løbet af ugen og registrere når opgaven er udført, tilføje information, vedhæfte billeder eller videresende besked til ejendomscentret, hvor det er relevant.

App’en er det centrale værktøj for servicemedarbejderen til opgavestyring, indmelding og behandling af driftsopgaver. Den er et effektivt værktøj i teamsamarbejdet, hvor alle teammedlemmer har det samlede overblik over temaets driftsopgaver, samt løbende kan følge med, når opgaverne udføres.
App’en giver desuden et enkelt og overskueligt overblik, når opgaver skal overdrages i forbindelse med ferie og sygdom eller når en ny medarbejder skal sættes ind i arbejdsgange og årshjul. 

Driftsopgaverne i modulet kan opsættes efter de driftansvarliges ønsker og behov på den enkelte ejendom.
I Kolding Kommune er opgaverne delt op i tre overordnede pasnings-, styrings- og overvågningsopgaver.

Pasning er simple aktiviteter, ofte af vedligeholdelsesmæssig karakter, som udføres på stedet fx justering, smøring og rensning, og som skal sikre, at brugen af ejendommen ikke skades ud over slid og ælde.

Styring er aktiviteter, der sigter mod at tilpasse forsyningen af fx varme, ventilation og køling til skif­tende brugsmæssige behov. Styring har også stor betydning for ejendommens energiforbrug og har dermed også indirekte betydning for kommunens klimaindsats.

Overvågning er aktiviteter, som består i at holde øje med, at normalsituationen opretholdes samt i at observere og reagere på afvigelser, fx ved hjælp af CTS-anlæg og alarmer.

Pasning, styring og overvågning angår primært bygningsmassen. Behov, omfang og udgifter afhænger af ejendommes tekniske kompleksitet, både i forhold til klimaskærmen og de tekniske installationer. Derudover er ejendommens ugentlige driftstid også af stor betydning.

Ud over bygningsmassen omfatter driftsopgaven også drift/vedligehold af bygningsnært terræn, samt drift/vedligehold af grønne områder, herunder bl.a. reparation af belægninger, fjernelse af uønsket vegetation, glatførebekæmpelse mv