Hjælp

Vi skelner mellem hjælp til brugen af programmet og hjælp til det tekniske setup. Når du kontakter os via support@caretaker.dk eller +45 7248 9901, videregives problemstillingen til enten en hotline-konsulent eller en teknisk support-konsulent. Det giver sikkerhed for, at du hurtig kan løse de daglige udfordringer ved at anvende programmet. Hvis udfordringerne går ud over brugen af programmet, får du hjælp på samme måde via vores teknisk support, men må forvente lidt længere responstid, afhængigt af omfanget af problemerne.
Både hotline og teknisk support er normalt dækket af din serviceaftale, med mindre at problemet er selvforskyldt og for os, har en udefrakommende årsag.

Med en Caretaker Serviceaftale kan du hente de nyeste opdateringer. Serviceaftalen dækker også normal hotline og teknisk support inden for normal arbejdstid.

Alle vejledninger til Caretaker kan downloades som PDF-filer, så de er lige til at skrive ud eller gemme på egen computer efter behov. Vejledningerne opdateres og udbygges løbende.
Det er også muligt at bestille en samlet brugervejledning med alle kvikvejledningerne. Brugervejledningen er bygget op med udgangspunkt i vores kunders egne behov og indeholder en faglig gennemgang af de fleste hovedpunkter, som man kommer omkring i løbet af året.
Materialet er opbygget, så det er let at slå op i – uanset hvilket Caretaker-modul man arbejder med.
Materialet koster kr. 595,- ekskl. moms og kan bestilles på adm@caretaker.dk

I øjeblikket findes der kvikvejledninger til følgende moduler:

• Generelt i Caretaker desktop
• Stamdata
• Vedligehold
• Økonomi
• Opus
• Caretaker Mobile
• Administratorfunktioner

Vi indrømmer gerne, at vi stadig oplever – at I kære brugere – kender til fif og detaljer i programmet, som vi ikke selv har tænkt på. Så sidder du med en rigtigt god fidus eller en funktion, som man kan med Caretaker, og som du tænker, at vi mangler at lave en vejledning til, så er du altid velkommen til at sende os en mail på kontakt@caretaker.dk

Stamdata er en fælles betegnelse for alle de data, der er rimeligt uforanderlige. Identifikationer, navne, arealer, tilhørsforhold, bygningsdele, mængder og lignende er meget statiske. I forhold til stamdata er f.eks. plan-data som aktiviteter meget dynamiske, og derfor er oplysningerne om et vindue placeret i stamdata-modulet, mens oplysninger om hvornår vinduet skal males, er placeret i vedligeholds-modulet.

1.1.1 Enheder på Caretaker desktop vers. 3

1.1.2 Bygninger på Caretaker desktop vers. 3

1.1.3 Terræn på Caretaker desktop vers. 2

1.1.4 Arealtyper på en enhed på Caretaker desktop

1.1.5 Areal på en bygning på Caretaker desktop

1.1.6 Opret genvej til søgefunktioner i Stamdata på Caretaker Desktop

1.1.7 Tilknytning af mapper til enhed på Caretaker Desktop

1.1.8 Oprettelse af egenskaber på en enhed

1.1.9 Oprettelse af egenskaber på Bygning

1.1.10 Oprettelse af firmaer i adressekartoteket

1.1.11 Tilknytte firmaer og medarbejdere til en enhed

1.1.12 Oprette lokaler på Caretaker Desktop

1.1.13 Oprette bygningsdele på Caretaker Desktop

1.1.14 Opsætte og redigere egenskaber i kodelister

1.1.20 Søgning i Stamdata

1.1.21 Sortering og filtrering i stamdata

1.1.22 Kopiering af Stamdata til Word, Excel m.m

1.1.23 Udskrifttyper i Stamdata

Vedligeholdelsesmodulet rummer den komplette cyklus til styring af vedligehold:

• Konstatering eller eftersyn, besigtigelse, tilstandsvurdering
• Planlægning med koordinering og prioritering
• Udførelse med igangsætning og afslutning af aktiviteter
• Dokumentering med journalisering

Vedligeholdsmodulet er tæt koblet med Stamdata. Oplysningerne om hvornår vinduet skal males, er placeret i vedligeholds-modulet, mens oplysningerne om vinduets placering er registeret i stamdata-modulet.

1.2.0 Caretaker-bjælken i vedligeholds-modulet

1.2.1 Drift- og vedligeholdsaktiviteter på Caretaker Desktop.

1.2.2 Sortering og filtrering af drift- og vedligeholdsaktiviteter

1.2.3 Kopiere eller flytning af vedligeholdsaktiviteter

1.2.4 Fremfinde alle vedligeholdsaktiviteter på en enhed

1.2.5 Planlægning og styring via aktivitetsplanen på Caretaker desktop

1.2.6 Søgning i vedligeholdelsesaktiviteter

1.2.7 Journalen for afsluttede aktiviteter

1.2.8 Udskriftstyper i Vedligehold

1.2.9 Fremrykke aktiviteter et år i Caretaker desktop

1.2.10 Priskatalog til vedligeholdsaktiviteter

Der tages udgangspunkt i de budgetter/bevillinger, der er for de enkelte enheder (f.eks. ejendomme), samt de fællesbudgetter/rammebudgetter, der findes for organisationen.
Caretaker rummer budgetter for et vilkårligt antal år. På denne måde kan der føres regnskab, afsluttes et gammelt år og budgetteres på et kommende år samtidig.  

1.3.1 Budgetter i Driftsøkonomi

1.3.2 Økonomisk status

1.3.3 Oprettelse af rekvisition

1.3.4 Oprettelse af mange rekvisitioner til f.eks. serviceopgaver

1.3.5 Oprydning i rekvisitioner på Caretaker desktop

1.3.6 Udskrifttyper i driftsøkonomi

1.3.7 Oversigt over likviditetsbehov

Licens til modulet Driftsøkonomi er en forudsætningen for at Caretaker kan integreres med Opus.
Modulets funktion er at integrere Caretaker Driftsøkonomi med KMD Opus Økonomi, hvorved Caretaker kan håndtere alle opgaverne omkring rekvisitioner, fakturering og postering af indbetalinger.

1.3.20 Opus-integration

1.3.21 Forklaringer til Opus-koder

1.3.22 Betaling af fakturaer med Caretaker (Opus Integration)

1.3.23 Godkendelse af Opus-fakturaer ved prokura 250.000

Caretaker portalen er en enkel tilgang til Caretaker desktop via internettet, så du kan bruge Caretaker Mobile til arbejdet ude i marken til bygningssyn og oprettelse af vedligeholdsaktiviteter. Samt efterfølgende arbejde videre med samme data på Caretaker desktop hjemme ved skrivebordet.

2.1.1 Skift personligt kodeord på Caretaker Mobileweb apps 1.6.14

2.1.2 Oprette genvej på startskærm (iPhone, iPad)

2.2.1 Drift og vedligeholdsaktiviteter på Caretaker Mobile

2.2.2 Intro til Caretaker Mobile – Bygningssyn

I Caretaker-modulerne kræver nogle af funktionerne, at man har administrator-rettigheder. Det er bl.a. brugeroprettelser, opsætning af rettigheder, ændring af kodelister mm.
Det skyldes, at disse ændringerne har indflydelse for alle brugere og ikke kun ens egen brugerkonto.

3.1.1 Oprettelse af nye brugere Caretaker desktop

3.1.2 Summering af arealer på Caretaker desktop

3.1.3 Aktivere, inaktivere eller slette enhed på Caretaker desktop

3.1.4 Oprettelse og redigering af kodelister

3.1.5 Kodelistegrupper på Caretaker desktop

3.2.1 Standardværdier ved oprettelse af rekvisition

3.2.2 Litra og bruger-id i Driftsøkonomi

3.2.3 Indeksregulering af aktiviteter

3.2.4 Oprette og redigere kontoplaner

3.2.5 Oprette nyt budget eller budgetpost på en enhed

3.2.6 Redigere budgettet på en enhed

3.2.7 Årsafslutning, afslutte budget på en enhed

3.3.1 Nye brugere på Caretaker Mobile

3.3.2 Tildeling af rettigheder til brugergrupper på Caretaker Mobile apps

3.3.3 Tilretning af skærmbilleder på Caretaker Mobile apps

3.3.4 Tilretning af menupunkter på Caretaker Mobile apps